Sete Passos para Economizar Tempo com Sistema Financeiro

Trabalhar com qualquer sistema financeiro exige disciplina e deve seguir certos procedimentos. Ganhe tempo usando o Grace$ Financeiro (Dhana) de maneira produtiva.

Assumindo que esteja tudo configurado (contas correntes, plano de contas, taxas de cartões, DRE etc.), execute esta sequência de tarefas diariamente. Se ocorrer algum imprevisto ao longo do dia e não conseguir executar todas, comece no dia seguinte a partir da primeira novamente. Em caso de dúvida consulte o manual online do sistema (F1).

1. Feche o caixa do dia anterior no Graces(R).

    a. Se você trabalha com vários operadores de caixa, garanta que cada um tenha fechado seu próprio caixa (fechamento de final de turno).
    b. A soma dos caixas dos operadores deve bater com o fechamento diário da loja.
    c. Garanta que cada recebimento esteja alocado corretamente, ou seja, a soma do fechamento da maquineta do Visa tem que bater com o relatório, a valor dos cheques no relatório tem que bater com cheques fisicamente e assim por diante.

2. Importe o movimento diário do caixa

    a. Eventualmente será necessário reclassificar algumas receitas ou despesas.

3. Efetue o lançamento de novas despesas (contas a pagar).

    a. A data de transação é muito importante.
    b. Não deixe acumular lançamentos.
    c. Use a função “Repetir” para fazer vários lançamentos iguais (aluguel, por exemplo).
    d. Se você utiliza cartão de crédito (corporativo) para fazer compras, não use a empresa do cartão como fornecedor. Cartão de crédito é meio de pagamento (tem uma conta cadastrada nas configurações do sistema), o fornecedor será o estabelecimento onde você está usando o cartão.
    e. Atenção especial para a classificação: fornecedor não é classificação! Portanto não deve aparecer em seu plano de contas. Classificar uma despesa significa definir seu tipo ou categoria e, provavelmente, já terá uma classificação em seu plano de contas.

4. Faça todos os pagamentos do dia.

    a. Primeiro faça os pagamentos pela internet ou no banco.
    b. Depois efetue os pagamentos no sistema. Atente para a data de pagamento.
    c. Não precisa pagar a fatura do cartão de crédito no sistema! O Dhana fará isto pra você ao conciliar (ver adiante).

5. Faça os depósitos e transferências do dia

    a. Dinheiro, cheques e cheques pré-datados podem ser depositados ou usados para pagar contas. Deposite! Não aconselho usar cheques de seus clientes para fazer pagamentos!
    b. Faça uma transferência no Dhana. Por exemplo: Se você depositou R$ 2000 em cheques no Itaú, faça uma transferência da conta Cheques para a conta Itaú.
    c. Se você sacou dinheiro do Itaú para a empresa, faça uma transferência no Dhana, da conta do Itaú para a conta Caixa Administrativo.
    d. Não precisa fazer transferência de cartões de crédito/débito recebidos porque o sistema faz isto automaticamente ao conciliar (ver abaixo).

6. Concilie cada uma de suas contas

    a. Conciliar significa fazer com que o sistema reflita a realidade, portanto você deve conferir se os saldos de cada conta estão batendo com a realidade.
    b. Ao conciliar uma conta, poderá notar eventuais lançamentos que não estavam previstos, como por exemplo, uma taxa de juros por usar o cheque especial (fuja disso!) ou a falta de dinheiro no seu caixa. Este é o momento de corrigir e ajustar. Isto é conciliar.
    c. Atenção para a ordem de conciliação porque ao conciliar uma conta pode ser gerado um lançamento noutra. É o caso dos cartões de créditos recebidos, que geram lançamentos na sua bancária. A ordem DEVE ser esta: Conta Corrente de Clientes, Cartões de Crédito (usados para pagamento), Cartões de Crédito/Débito Recebidos, Cheques Pré-datados, Cheques, Gorjetas, Caixa Administrativo, Contas de Investimentos, Contas Correntes Bancárias.

7. Analise os relatórios

    a. O relatório de Movimentação de Caixa te mostra os saldos de todas as contas.
    b. Com o relatório de Fluxo de Caixa Futuro você consegue visualizar quando poderá fazer um investimento ou captar recursos externos.
    c. Verifique se seu negócio está sendo lucrativo, usando o relatório Gerencial ou DRE.
Marcos Mascarenhas Torres
Diretor da Quorum Informática Ltda.
Idealizador do Sistema Graces