Trabalhar com qualquer sistema financeiro exige disciplina e deve seguir certos procedimentos. Ganhe tempo usando o Grace$ Financeiro (Dhana) de maneira produtiva.

Assumindo que esteja tudo configurado (contas correntes, plano de contas, taxas de cartões, DRE etc.), execute esta sequência de tarefas diariamente. Se ocorrer algum imprevisto ao longo do dia e não conseguir executar todas, comece no dia seguinte a partir da primeira novamente. Em caso de dúvida consulte o manual online do sistema (F1).

1. Feche o caixa do dia anterior no Graces(R).

a. Se você trabalha com vários operadores de caixa, garanta que cada um tenha fechado seu próprio caixa (fechamento de final de turno).
b. A soma dos caixas dos operadores deve bater com o fechamento diário da loja.
c. Garanta que cada recebimento esteja alocado corretamente, ou seja, a soma do fechamento da maquineta do Visa tem que bater com o relatório, a valor dos cheques no relatório tem que bater com cheques fisicamente e assim por diante.

2. Importe o movimento diário do caixa

a. Eventualmente será necessário reclassificar algumas receitas ou despesas.

3. Efetue o lançamento de novas despesas (contas a pagar).

a. A data de transação é muito importante.
b. Não deixe acumular lançamentos.
c. Use a função “Repetir” para fazer vários lançamentos iguais (aluguel, por exemplo).
d. Se você utiliza cartão de crédito (corporativo) para fazer compras, não use a empresa do cartão como fornecedor. Cartão de crédito é meio de pagamento (tem uma conta cadastrada nas configurações do sistema), o fornecedor será o estabelecimento onde você está usando o cartão.
e. Atenção especial para a classificação: fornecedor não é classificação! Portanto não deve aparecer em seu plano de contas. Classificar uma despesa significa definir seu tipo ou categoria e, provavelmente, já terá uma classificação em seu plano de contas.

4. Faça todos os pagamentos do dia.

a. Primeiro faça os pagamentos pela internet ou no banco.
b. Depois efetue os pagamentos no sistema. Atente para a data de pagamento.
c. Não precisa pagar a fatura do cartão de crédito no sistema! O Dhana fará isto pra você ao conciliar (ver adiante).

5. Faça os depósitos e transferências do dia

a. Dinheiro, cheques e cheques pré-datados podem ser depositados ou usados para pagar contas. Deposite! Não aconselho usar cheques de seus clientes para fazer pagamentos!
b. Faça uma transferência no Dhana. Por exemplo: Se você depositou R$ 2000 em cheques no Itaú, faça uma transferência da conta Cheques para a conta Itaú.
c. Se você sacou dinheiro do Itaú para a empresa, faça uma transferência no Dhana, da conta do Itaú para a conta Caixa Administrativo.
d. Não precisa fazer transferência de cartões de crédito/débito recebidos porque o sistema faz isto automaticamente ao conciliar (ver abaixo).

6. Concilie cada uma de suas contas

a. Conciliar significa fazer com que o sistema reflita a realidade, portanto você deve conferir se os saldos de cada conta estão batendo com a realidade.
b. Ao conciliar uma conta, poderá notar eventuais lançamentos que não estavam previstos, como por exemplo, uma taxa de juros por usar o cheque especial (fuja disso!) ou a falta de dinheiro no seu caixa. Este é o momento de corrigir e ajustar. Isto é conciliar.
c. Atenção para a ordem de conciliação porque ao conciliar uma conta pode ser gerado um lançamento noutra. É o caso dos cartões de créditos recebidos, que geram lançamentos na sua bancária. A ordem DEVE ser esta: Conta Corrente de Clientes, Cartões de Crédito (usados para pagamento), Cartões de Crédito/Débito Recebidos, Cheques Pré-datados, Cheques, Gorjetas, Caixa Administrativo, Contas de Investimentos, Contas Correntes Bancárias.

7. Analise os relatórios

a. O relatório de Movimentação de Caixa te mostra os saldos de todas as contas.
b. Com o relatório de Fluxo de Caixa Futuro você consegue visualizar quando poderá fazer um investimento ou captar recursos externos.
c. Verifique se seu negócio está sendo lucrativo, usando o relatório Gerencial ou DRE.

O que tem a ver o conceito de “referencial inercial”, de Galileu Galilei (1564-1642), considerado o pai da ciência moderna, com gestão de salões de beleza?

Supondo que você seja cabeleireiro ou um “hair stylist”. Um belo dia, você decidiu que teria um salão de beleza. Estudou, treinou, juntou-se aos melhores, aprendeu a profissão, viajou para conhecer vários salões e descobrir tendências e, com muito esforço, abriu seu salão! Você sabe quanto vale o seu trabalho.
E qual é o seu objetivo? Elevar a auto-estima de suas clientes, valorizando sua beleza.
Para isso, você deve conhecer cada uma delas, saber de suas preferências…

Agora se você é o administrador de um salão de beleza… Dedicou grande parte de sua vida estudando administração e trabalhando em vários processos gerenciais. Seu papel é o de proporcionar o melhor ambiente, com as melhores práticas, para que o cabeleireiro e toda a equipe possam realizar seu trabalho, pensando sempre no bem estar das clientes.

Duas pessoas com trajetórias deferentes, mas com o mesmo objetivo e, quase sempre com visões diferentes de como alcançá-lo. É aqui que entra o conceito de Galileu.
Acho que o cabeleireiro tem uma visão “geocêntrica” onde tudo ao seu redor gira em torno de si, enquanto o administrador tem uma visão “heliocêntrica” na qual tudo gira em torno do cliente. E isto faz toda a diferença!

Quanto vale um bom sistema de informação que auxilie no conhecimento de cada cliente, que saiba suas preferências, suas críticas, que se lembre de seu aniversário e se seu cafezinho é com açúcar ou adoçante, quais produtos prefere, quanto gastou no último trimestre?
Quanto vale um sistema que informe a qualquer momento como está a saúde financeira do negócio?

Depende do referencial!
Para o cabeleireiro, talvez não tenha tanta importância, porque ele é capaz de memorizar as preferências de sua cliente.
Para o administrador, o sistema é muito importante, porque é capaz de lembrar-se de imediato de todas as clientes de todos os profissionais do salão.

Já comentei em outro artigo sobre a diferença entre preço e valor. A verdade é que se você não puder agregar valor ao seu produto ou serviço e seguir fazendo somente o básico, sem aquele “algo mais”, não terá outra opção senão competir em preço.

Quando qualquer consumidor faz uma compra, ele pergunta a si próprio: “as vantagens ultrapassam os custos?“. Se a resposta for sim, ele sairá feliz com uma grande probabilidade de voltar e pode até contar aos amigos o quanto gostou do seus serviços, produtos ou atendimento. O ponto aqui é “deixar o cliente feliz“. Numa empresa que trabalhei usavámos a expressão “delight the customer” (algo como “deliciar o cliente” ou deixá-lo mais que feliz, superar suas expectativas).

Como fazer o cliente feliz é o que muitos não sabem, desde o proprietário/administrador até o vendedor ou recepcionista. Fazem sempre o básico! Para persuadir um cliente a pagar mais por um produto ou serviço, todos os funcionários devem ser conscientizados que o propósito do negócio é melhorar, de alguma forma, a qualidade de vida dos clientes. Como administrador, é sua obrigação ajudá-los a enteder que, por trás do pedido de compra, da venda ou de uma reclamação, encontra-se uma pessoa, cuja vida vai ser aprimorada pelo seu produto ou serviço. Desta forma, todos devem sempre se perguntar: como posso melhorar isto que estou fazendo? o que mais posso fazer para que este cliente sinta-se mais feliz?

Vicente Falconi, em seu livro O Verdadeiro Poder, afirma que todo problema é uma meta e que a única definição de liderança que interessa a qualquer empresa é: “Liderar é bater metas consistentemente, com o time fazendo certo.” Tendo em vista que qualquer cliente só procura sua empresa ou seus serviços para resolver um problema (meta) dele, toda sua equipe deve estar preparada para não apenas atingir esta meta (resolver o problema), mas superar a meta!

Para persuadir os clientes a pagarem mais, é preciso compreender a que eles dão valor. Valor é algo que você tem, que os clientes querem e pelo qual estão dispostos a pagar. Muitas empresas sabem o que os clientes querem, mas não sabem se estariam dispostos a gastar dinheiro com isso, nem o quanto.

Lembre-se que criar valor extra para o cliente é um processo sem fim porque o que foi considerado valor extra ontem, hoje será aceito como coisa normal e, amanhã, será visto como insuficiente. Alguns chamam isto de melhoria continua da qualidade.

A decisão é sua. Pode competir em preço ou em valor. Se não competir em valor, terá que competir em preço.

Acabo de chegar de um salão que está comprando produtos pelo segundo mês consecutivo sem precisar pagar por eles, e ainda economizou 24%!

Como ele conseguiu isto?

Simples:
1) Fez um levantamento de todos os produtos existentes no estoque e identificou tintas vencidas (e fechadas) há menos um ano, entre outros produtos.
2) Chamou os fornecedores e negociou a troca dos produtos vencidos e encalhados por produtos novos necessários hoje no salão. Resultado: ficou com crédito junto ao fornecedor.
3) Novas compras, mesmos fornecedores? Não! Negociou com vários fornecedores o mesmo produto, reduzindo o custo de aquisição!
4) Fez promoção para “desovar” o estoque de produtos cuja venda era muito baixa.
5) Com base no levantamento, deixou de comprar produtos pouco utilizados e passou a comprar produtos com maior giro e de maior rentabilidade.

Só isto!! A redução foi de R$ 250.000 para R$ 190.000: uma redução de 24%!
(Este é um salão com grande faturamento.)

A regra é, portanto: Negociar!
Depois negociar e negociar!
Comprar o que realmente precisa ser comprado!

O que você, dono/administrador de salão, está esperando?
Faça um levantamento do seu estoque e ligue agora para seus fornecedores! Negocie!

Marcos Mascarenhas Torres