Para muitos donos de negócio, a ideia de organizar a folha de pagamento do salão pode ser um pesadelo.
Isso porque esse documento é utilizado em operações internas para operações internas, contabilidade e cumprimento de obrigações fiscais.
A situação piora ainda mais quando esses indivíduos percebem que não há um modelo oficial, algo que causa ainda mais dúvidas.
Mas, tudo pode ser simplificado quando pensamos na folha de pagamento como um registro detalhado da remuneração que os funcionários de uma empresa recebem.
Acerca do modelo, é interessante não ter um pré-definido, porque você pode simplificar o máximo possível, basta incluir todas as informações legais necessárias.
O que significa organizar a folha de pagamento do salão?
Como foi possível observar acima, gerenciar a folha de pagamento significa administrar os registros financeiros dos funcionários.
Dessa forma, podemos incluir salários, benefícios, impostos e deduções.
Portanto, abrange desde calcular os salários até fazer os pagamentos, manter os registros e lidar com formulários fiscais.
É interessante deixar claro que você pode gerenciar a folha de pagamento dos colaboradores do salão de forma manual.
Também dá para usar planilhas ou sistemas de gestão específicos.
Por outro lado, também há a possibilidade de terceirizar essa função para especialistas em folha de pagamento.
É importante deixar isso claro porque se você não estiver disposto a organizar a folha de pagamento, deve recorrer a outros recursos ou profissionais.
Isso porque esta é uma obrigação legal conforme a CLT.
Por que fazer a gestão da folha de pagamento?
Depois de entender com detalhes o que é organizar a folha de pagamento do salão, precisamos tratar sobre a importância em fazer isso:
Em primeiro lugar, entenda que a folha de pagamento garante que os funcionários recebam seus benefícios de forma precisa e completa.
Bem como, fornece um registro histórico útil para a empresa, ajudando a identificar possíveis passivos trabalhistas.
Ou seja, você evita que seu salão tenha dívidas com seus colaboradores devido às disputas legais com salários atrasados, benefícios não concedidos corretamente, horas extras não pagas ou demissão injusta.
Portanto, podem ser utilizados para questões de pagamento equivocado ou dúvidas sobre benefícios.
Também é por meio dela que a empresa declara os impostos relacionados à parte trabalhista, cumprindo suas obrigações com o governo.
No geral, você deve organizar a folha de pagamento do salão, porque esta é uma fonte de informações valiosas tanto para o seu salão, quanto para os funcionários, e claro, para o Governo Federal.
Outras vantagens também podem ser citadas como, por exemplo:
- Redução de erros, o que também diminui as queixas de colaboradores;
- Transparência e confiança dentro do salão, tendo em vista que você fornece aos funcionários, informações claras sobre seus rendimentos e deduções;
- Dados suficientes para realizar a análise de custos, algo que possibilita ao seu salão, planejar o melhor uso de recursos financeiros;
- Facilidade na gestão de benefícios, tendo em vista que dá para acompanhar e administrar vantagens oferecidas aos colaboradores como previdência privada, vale-refeição e plano de saúde.
Enfim, ao organizar a folha de pagamento do salão, também é possível contar com a eficiência operacional, caso você opte pela automatização dos processos.
Em outras palavras, você usa ferramentas para deixar de gerir a folha de pagamento de forma manual, algo que reduz o tempo e recursos necessários.
Tipos de folhas de pagamento
Há diferentes folhas de pagamento, que podem ser adaptadas de acordo com o modelo do seu salão.
Por exemplo, a folha de pagamento mensal é o documento que registra os salários e benefícios de um colaborador ao longo de 1 mês.
A folha de pagamento quinzenal serve para donos de salão que preferem pagar seus funcionários a cada duas semanas.
Portanto, isso significa que ao ano, o salão deve organizar 24 folhas de pagamento de cada funcionário.
Já a folha de pagamento semanal resulta em 52 folhas por ano, para cada colaborador.
Também é possível para organizar a folha de pagamento do salão por hora.
Esse modelo é usado para remunerar os funcionários de acordo com as horas trabalhadas.
Pode ser interessante para você que tem um salão e abre espaço para que profissionais ofereçam determinado tipo de serviço.
Para exemplificar, vamos pensar em um massagista.
Se o seu salão está começando agora a oferecer este tipo de serviço e você não tem certeza da demanda, pode contratar um massagista e remunerá-lo por hora trabalhada.
Assim, você não precisa pagar para manter um funcionário parado em seu salão.
Além disso, também devemos falar sobre a folha de pagamento de comissão que é voltada para funcionários cujos ganhos variam conforme as vendas feitas.
Nesse documento, é possível apresentar os detalhes das comissões recebidas.
Portanto, note que é uma excelente alternativa para donos de salão que trabalham com o sistema de comissão.
Finalmente, também é interessante falar sobre a folha de pagamento de férias que são utilizadas para registrar pagamentos relacionados a este período, incluindo o salário normal e possíveis adicionais como o adicional de férias.
Sendo assim, veja que diferentes são as alternativas e você deve buscar aquela que se adequa ao seu salão de beleza.
Informações essenciais para organizar a folha de pagamento do salão
Embora existam diferentes tipos de folha de pagamento, todas devem ter as seguintes informações:
Número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado, empregado ou trabalhador avulso.
Assim como, é fundamental destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade, e agrupar os segurados por categorias (segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratados por prazo determinado.)
A folha de pagamento também deve ter o valor bruto e líquido do salário, valores de horas extras e adiantamentos.
Também inclui descontos realizados como INSS, FGTS, contribuição sindical, vales, entre outros.
Finalmente, coloque os dados do empregado, cargo e função, além dos dados do seu salão de beleza, a fim de organizar a folha de pagamento do salão.
Dicas de gestão
A seguir, iremos oferecer um passo a passo para a organização, mas antes é essencial compreender a diferença entre salário e remuneração.
O salário é o valor fixo acordado para a jornada de trabalho, incluindo gratificações e comissões.
Já a remuneração é a soma do salário com outros benefícios indiretos, como horas extras e participação nos lucros.
Agora podemos prosseguir, lembrando que não há um modelo oficial, mas que o passo a passo a seguir, facilitará a gestão para todos os tipos de salão.
Inicialmente, entenda que cada profissional está vinculado a uma convenção coletiva específica, que determina suas bases de cálculo, descontos e regras para benefícios.
Caso não saiba, a convenção coletiva é um acordo negociado entre sindicatos de trabalhadores e empregadores, que estabelece condições de trabalho e direitos para colaboradores de certa categoria profissional, em determinada região.
Você sabe que uma folha de pagamento eficiente facilita cálculos precisos em situações como prestações de contas, demissões e férias.
Por isso, para organizar a folha de pagamento do salão, é essencial classificar corretamente os funcionários e identificar a categoria a que pertencem os colaboradores.
Isso porque cada convenção coletiva tem regras específicas que seu salão deve seguir.
Por outro lado, lembre-se de que as rotinas de trabalho estão em constante mudança.
Alguns colaboradores são promovidos, mudam de função, recebem aumentos, tiram férias ou licenças, como a licença-maternidade ou licença-paternidade.
Todas essas alterações precisam ser consideradas na hora de elaborar a folha de pagamento.
Além disso, as leis e regulamentos também podem sofrer alterações de um ano para o outro.
Isso faz com que os valores e taxas de impostos sejam afetados, como por exemplo, o Imposto de Renda.
Sendo assim, mantenha-se atualizado a fim de garantir que as informações estejam corretas e em conformidade com a legislação vigente.
Demais dicas para organizar a folha de pagamento do salão
É importante lembrar também das horas extras ou parcelas extras.
Se realizadas durante a semana, o colaborador recebe um acréscimo de 50% no valor.
Por outro lado, nos finais de semana, o acréscimo é de 100%.
Bem como, se o profissional precisar trabalhar em um dia de folga, ele terá direito a um dia adicional de vale-transporte e vale-refeição.
Então, fique atento a esses detalhes.
Chegou o momento de fazer os cálculos, mas tome cuidado para não cometer erros que resultem em pagamentos indevidos, seja pagando demais ou de menos.
Sendo assim, considere a dedução de benefícios legais, como o vale-transporte, e contribuições regulamentares, além de outros descontos na folha de pagamento.
O cálculo das contribuições para o INSS e o FGTS deve ser feito por você com base na faixa salarial de cada colaborador, com os valores sendo retidos diretamente na fonte.
E ao finalizar o processo de fechamento da folha de pagamento, verifique se todos os descontos estão corretos, a fim de evitar problemas tanto para a empresa quanto para o profissional. Redobre a atenção nesse aspecto.
Conclusão
Conforme o artigo 459 da CLT, o colaborador tem direito a receber sua remuneração até o quinto dia útil do mês; caso contrário, a empresa deve pagar o salário com correção monetária e juros pelo atraso.
Para evitar isso, indicamos que você tenha o máximo de cuidado possível durante esse processo de organizar a folha de pagamento do salão.
Veja que inclui diferentes etapas e você pode organizar de várias formas.
Por exemplo, fazer por conta própria, atribuir profissionais responsáveis por cada etapa da elaboração da folha de pagamento, terceirizar o trabalho, ter uma ferramenta de gestão.
As alternativas são muitas e você deve optar pela que garanta a perfeição.
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Através de funcionalidades como cálculo de comissão (ou rateio), inserção de descontos e bonificações, lançamentos recorrentes de INSS, FGTS, Simples Nacional e até impressão de recibos de pagamento, certamente facilita o processamento de pagamentos além de permitir transparência e controle financeiro.
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