Muitas vezes, é difícil prevenir o sucesso ou o fracasso de um estabelecimento, se baseando apenas em informações preliminares. Um salão de beleza, por exemplo, pode ter toda a infraestrutura do mundo, ser bem localizado e ter funcionários eficientes, mas isso não assegura seu sucesso.
Mesmo o melhor e mais avançado estabelecimento pode falir quando se depara com uma gestão profissional precária.
Uma boa gestão profissional em um salão de beleza pode até mesmo prever problemas financeiros, dando a oportunidade de resolver tais problemas com antecedência.
A previsibilidade é uma visão que pode ser projetada através do desempenho do salão, ou seja, algo que está por acontecer. A previsibilidade financeira é feita com base em dados financeiros do negócio em questão aliado a um planejamento orçamentário, sempre buscando seguir três características essenciais de qualquer empresa de sucesso: se antecipam aos fatos, buscam por informações e persistem em seus objetivos.
O que é previsibilidade financeira?
Previsibilidade financeira é um estado de maturidade financeira onde é possível ter a visão aproximada de qual será o desempenho econômico-financeiro de uma empresa para os meses seguintes. Portanto, não é uma ferramenta, mas sim uma visão estratégica conquistada a partir de gestão e planejamento.
Considerando essa definição, a previsibilidade acaba por ser o fim de um processo, mas não o começo. Para conquistar a previsibilidade é preciso investir em um planejamento orçamentário eficiente e um acompanhamento orçamentário regular.
O planejamento orçamentário existe para suprir a necessidade de visão estratégica do desempenho dos negócios em longo prazo. Portanto, ele possibilita que gestores, empresários e toda a liderança tomem decisões orientadas a dados.
Benefícios da previsibilidade financeira
Evidente afirmar que a previsibilidade financeira por si só já é um grande benefício para qualquer empresa, mesmo um salão de beleza. Contudo, podemos destacar alguns benefícios ainda mais específicos.
Decisões orientadas a dados
Quando a previsibilidade das finanças se torna uma realidade, ainda continua sendo impossível saber quanto será o faturamento nos próximos meses, contudo, custos e gastos irão crescer ao lado do faturamento. De todo modo, todas as decisões que orientam o salão podem ser orientadas com essas informações obtidas.
Planejar ações futuras
Com a visão adequada, é possível planejar todas suas ações dos próximos meses na administração do estabelecimento, sendo assim possível aumentar vendas, diminuir custos, contratar funcionários ou saber o momento certo de optar por um empréstimo. Portanto, se na análise de desempenho o crescimento do salão estiver abaixo do planejado, é possível tomar ações como contratação de novos vendedores ou mudança nos canais de distribuição.
Entender o momento ideal de investir no negócio
A previsibilidade financeira mostra o quão bem o seu salão pode performar nos próximos meses. Caso o cenário não for promissor, é possível então saber que o capital de giro não será o suficiente. É recomendado planejar o momento de investir, por exemplo, em um empréstimo financeiro.
Mas como a previsibilidade financeira é conquistada?
Antes de entender como a previsibilidade financeira é conquistada, é preciso entender como o planejamento orçamentário é desenvolvido.
O planejamento orçamentário pode ser definido como um ato de planejar as receitas, despesas e custos dos próximos meses para que seu salão alcance o objetivo financeiro-econômico. Nesse planejamento, é necessário considerar a quantidade de vendas almejada, custos necessários para produção e despesas para manter o estabelecimento funcionando.
Esse planejamento é capaz de prever uma visão futura da empresa, o que poucos negócios possuem.
O planejamento orçamentário utiliza de dados anteriores do negócio em questão e planeja o seu orçamento para os próximos meses para alcançar o objetivo definido do seu negócio.
Contudo, é necessário estruturar todos os seus dados financeiros sobre a empresa e as áreas nela contida. Depois, o que é feito é uma projeção financeira com base no histórico de receitas e despesas para os próximos meses, e para fazer isso, é possível extrair os dados do Sistema de Gestão Integrado (ERP).
Porque usar os dados do seu ERP para construir um planejamento orçamentário
Boa parte dos Sistemas de Gestão Integrados, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning) não possuem um módulo de planejamento orçamentário. Isso porque são focados em controle financeiro, não em gestão orçamentária. Dessa forma, o ideal é construir o planejamento em um software para gestão orçamentária adequado.
No entanto é necessário exportar informações do seu ERP para servirem como insumo para o seu orçamento. Entre essas informações se destacam:
Receitas
Consiste em todas as entradas que ocorrem no caixa. Nas receitas é considerado o canal de distribuição, ou seja, todo canal que o salão utiliza para vender seus serviços ou produtos. Nisso, engloba loja física, e-commerce e venda por terceiros. Também é considerado informações de venda por produto ou serviço: assim é possível calcular a margem de contribuição por serviço e por qual canal determinado serviço é mais vendido.
Custos
Consiste em todos os valores que são gastos diretamente para prestar os serviços do salão. Especificamente em salões de beleza, seriam principalmente os produtos e equipamentos usados nos serviço, pois interfere diretamente na capacidade produtiva.
Despesas
Consiste nos valores que mantêm o salão funcionando, por exemplo, a conta de luz, água e aluguel. A diferença entre custos é que as despesas não interferem diretamente nos serviços do estabelecimento.
Gastos com pessoal
Consiste nos valores que o salão utiliza com a equipe de profissionais responsáveis pelos serviços. Muitas vezes, isso pode englobar a compra de computadores novos, planos de saúde, férias e décimo terceiro.
Ao utilizar as informações do ERP, é necessário consolidar tudo isso em um relatório gerencial estruturado por uma unidade de negócio, e só assim iniciar o planejamento.
Após o processo de coleta e integração dos dados é preciso consolidar todas essas informações em demonstrativos gerenciais estruturados por unidade de negócio. E apenas após essas etapas é que se pode dar início ao planejamento e orçamento.
Em resumo, a previsibilidade financeira consiste na união entre ferramenta, método e ritmo. É preciso de ferramentas para construir o planejamento e orçamento, mas também é necessário método que garanta um planejamento orientado ao objetivo principal. É necessário também manter o ritmo no acompanhamento. Onde é analisado o “planejado x realizado” e o desempenho financeiro e econômico.
A melhor ferramenta do mercado para o auxílio durante o processo de previsão financeira, certamente é um bom sistema de gestão. O sistema Graces é o melhor do mercado, e conta com excelentes ferramentas de gestão para facilitar as finanças e planejamentos do salão.
